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Planilha de Vendas no Excel: a inimiga do seu time de vendas!

por Lucia Haracemiv 2 meses atrás
planilha de vendas de excel

Onde estão registrados os dados dos seus leads e clientes? Se a resposta for em uma Planilha de Vendas no Excel, você precisa ler urgentemente este artigo! Por quê?

Não há como melhorar seus resultados em vendas se a sua empresa continua utilizando ferramentas pouco eficazes de gestão.

Eu sei. Todos nós utilizamos planilhas para acompanhar as mais diversas atividades profissionais do nosso dia a dia, mas você já parou para pensar se elas são realmente confiáveis?

O uso de planilhas de Excel se tornou comum no mundo corporativo, diversas áreas das empresas usam no acompanhamento de indicadores e gestão das atividades, que vão desde o controle de tarefas dos funcionários aos resultados de faturamento  e despesas.

Em vendas isso não é muito diferente. Vendedores, gestores e diretores fazem uso das planilhas de vendas para controlar suas atividades e produzir relatórios.

À essa altura do texto você deve estar se perguntando “Se elas são tão importantes e utilizadas por tanta gente, como podem ser consideradas a inimiga do seu time de vendas?”

Ainda que úteis em certos aspectos, as planilhas não suprem mais as necessidades e complexidades do mercado dinâmico atual.

Empresas que buscam máxima eficiência passaram a utilizar novas ferramentas para garantir o aumento da sua produtividade de vendas.

Entenda neste artigo como um recurso tão comum e ainda habitual se tornou obsoleto e está atrapalhando sua equipe de vender mais.

Por que você não deve usar a Planilha de Vendas no Excel

Imagine o seguinte cenário: você é gerente de vendas de uma empresa com mais de 20 vendedores, cada vendedor recebe 15 oportunidades diárias, dessas oportunidades, em média, 5 se convertem em negócios. Uma conversão de 33%. É um bom resultado, certo? Será? Vamos olhar essa situação um pouco mais de perto.

Todo controle das vendas do gerente é feito através de uma planilha central, onde ele coloca os dados de cada vendedor e acompanha os resultados semanalmente.

Os vendedores, por sua vez, possuem planilhas próprias para acompanhamento e fechamento de vendas. Não é raro que os dados das planilhas não batam!

Claro, cada um pode editar e inserir dados ao seu bel-prazer. Inclusive, excluindo informações que podem ser importantes para a gestão do negócio. Vendedores podem excluir contatos feitos para maquiar os resultados ou ignorar dados que não sejam favoráveis.

O gestor da área pode ficar completamente perdido. Sem dados confiáveis, poucas melhorias podem ser feitas no processo de vendas da empresa.

Além disso, o acesso aos dados dos clientes, em tempo real, se torna complexo. Especialmente pela dispersão das informações.

As métricas de vendas só revelam o que você precisa analisar quando você consegue enxergá-las. Irônico, não?

Operações de vendas devem ser pautadas por métricas confiáveis e pela possibilidade de mensuração instantânea, é por isso que um placar de vendas ao vivo é tão importante, só assim os gestores terão acesso rápido a tudo que está acontecendo em seus negócios.  


7 problemas ao manter sua gestão de vendas em Planilhas de Excel

  1. Dados pouco confiáveis;
  2. Contatos desatualizados ou velhos;
  3. Vendedores podem apagar os dados;
  4. Vendedores podem levar a carteira de clientes ao sair da sua empresa;
  5. Relatórios parciais, não existe visão do todo;
  6. Falta da informação online;
  7. Muito tempo é perdido para atualizar e consolidar as planilhas, elaborar análises gráficas e relatórios.

A utilização de planilhas pode parecer fácil, em especial por estar dentro do orçamento e não mostrar grandes dificuldades na utilização.

Mas será que elas ainda correspondem às demandas do mercado?

Elas foram a principal ferramenta de gestão de muitas empresas durante anos. Mas as coisas mudaram, se modernizaram! Processos automatizados começaram a fazer parte da rotina de vendas dos negócios e vêm ganhando cada vez mais adeptos.

O sétimo ponto, por exemplo, é um fator preponderante para a produtividade de vendas da empresa. Pois os gestores perdem boa parte do tempo preenchendo e atualizando planilhas, enquanto deveriam estar na operação ajudando e treinando sua equipe.

Em muitas empresas, os gestores perdem cerca de 1 hora do seu dia nessa atividade manual. Pense quantas horas eles perdem por mês e multiplique por quantos gestores você tem dentro da sua empresa. Percebeu o quanto isso pode custar caro!? Sairia muito mais barato, eficiente e assertivo utilizar algum sistema de gestão.

A ineficiência das Planilhas de Excel na Gestão de Vendas

Uma boa gestão de vendas passa pelo amplo conhecimento de cada aspecto da operação, só assim os decisores podem ser assertivos com o rumo dos negócios.  

Falar que a gestão de vendas é fundamental para o desenvolvimento de uma empresa é uma das frases mais ouvidas pelos empreendedores e executivos. No entanto, fazer com que sua empresa aumente suas vendas e consiga crescer não é tão simples.

Seja qual for o segmento de atuação da empresa, contar com um controle de vendas e de negociações é de grande impacto para os resultados. Tomar decisões rápidas e ter fácil acesso às informações da empresa é medida essencial.

Um gestor que entrega resultados utiliza ferramentas que facilitam suas atividades e as tarefas de sua equipe, otimizando os processos e focando nos objetivos principais da empresa.

Entre as principais vantagens da modernização do processo, utilizando sistemas de gestão automatizados, encontram-se:

  • Facilidade de acesso às informações;
  • Ampla visualização das atividades da equipe de vendas;
  • Continuidade do processo;
  • Acesso claro aos indicadores do processo;
  • Decisões mais precisas.

Entre as principais queixas dos gestores ocasionadas pelo uso de planilhas de vendas no excel estão a inconsistência nos dados dos clientes, devido aos cadastros incompletos, o que interfere diretamente na abordagem.

Além disso, as planilhas também não permitem um controle eficaz sobre o processo de vendas, pois não têm uma boa visualização das etapas do funil de vendas, dificultando ainda a identificação das métricas e onde ocorrem as falhas.

planilha de vendas no excel

Para completar, as planilhas dificilmente são acessíveis às diversas áreas da empresa, como as equipes de marketing. Isso dificulta por essência as atividades delas, já que uma boa integração entre marketing e vendas é fundamental.

Deixe a Planilha de Excel de lado e abrace um CRM de Vendas

Você já percebeu quantos problemas a utilização de planilha de vendas no Excel pode trazer ao seu negócio, mas imagino que agora você deve estar pensando: ‘qual a alternativa?’

Nós te falamos: um CRM de Vendas.

A aplicação de um bom sistema de Vendas na sua empresa é capaz de reunir as informações sobre as suas vendas, a produtividade dos vendedores, a capacidade de planejar suas metas e ter resultados confiáveis sobre a sua empresa.

Um CRM trabalha para a sua equipe e para você gestor. Ele lembra as próximas atividades, mostra os negócios prioritários. Assim, organiza os negócios em uma agenda visual que facilita a rotina da equipe.

Com um programa de controle de vendas, os vendedores têm em um só lugar todo o histórico de interação com o cliente: e-mails, ligações, registro de atividades realizadas e informações gerais do negócio.

O gestor terá indicadores para avaliar o volume de trabalho da equipe de forma automática: quantidade de ligações, tempo médio de cada ligação, propostas enviadas, fechamentos, e-mails.

Além de visualizar, você poderá analisar a performance dos vendedores e correlacionar com atividades e tempos em cada atividade para entender o que gera mais resultado.

Agora nos conte, o que achou do artigo? As Planilhas de Vendas no Excel ainda são comuns na sua empresa? Já passou por algum tipo de transtorno com elas que poderia ter sido evitado caso houvesse um sistema mais automatizado para gerir e armazenar os dados do seu processo de vendas?

Deixe um comentário e teremos o maior prazer em conversar com você.

Até a próxima!

DNA de Vendas

A DNA de Vendas é uma das mais completas consultorias de vendas para aumento de produtividade e treinamento de vendas do Brasil.

Com experiência em mais de 31 segmentos do mercado, vem contribuindo para o aumento das vendas das maiores organizações do país, através do alinhamento da metodologia dos 4 Pilares de Produtividade de Vendas: Pessoas, Processos, Gestão e Tecnologia.

Através da DNA For Small, também presta consultoria de vendas para micro e pequenas empresas, contribuindo para a construção do funil de vendas e sua aplicação no CRM de Vendas.

Caso queria entender melhor, fale com um de nossos consultores.

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